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泰坦——數字化加工服務
2009-05-04  

 一、服務范圍

      檔案數字化加工服務是將各種紙質、照片、聲像、膠片等傳統介質的檔案信息通過計算機技術轉換為數字化的信息。完成檔案信息化的基礎建設,這些信息通過高速寬帶通信網絡設施相連接和提供利用,實現真正的資源共享。

  二、服務內容

       文檔數字化服務工作要求對文檔進行分類整理、目錄檢查及修改、目錄數據錄入、圖像掃描與處理、光盤刻錄、移交存儲等全面采用計算機及相關技術支持的工作。主要包括以下工作內容:

       1、文檔分類整理:要求一份文件對應一條目錄,確保文檔與目錄一一對應,確保順序號、時間、文件題名、頁號、文號等準確,確保頁號連貫。區分原件與復印件。去除檔案中的金屬物,有破損的檔案在檢查表中予以注明,破損程度影響檔案內容的需要托裱?! ?/SPAN>

       2、目錄檢查及修改:分類整理后的檔案,按照要求對目錄本、卷內目錄進行修改,確保檔案內容、卷內目錄、檔案目錄本三者一致。

       3、目錄數據錄入:建立起檔案管理系統或檔案數據中心系統,將整理過的檔案目錄數據錄入到計算機系統中,實現檔案的目錄數字化管理。

       4、檔案拆分:通過整理過程,確保檔案與目錄信息完全對應正確后,拆分檔案,進行掃描及相關處理工作。檔案拆分時,要嚴格按照要求,對檔案進行標注及相應的技術處理,確保檔案不受損壞。

       5、檔案掃描:檔案原件的掃描及存儲格式完全按照國家檔案局的統一標準要求。采用專業文件掃描儀,按照CCITT Group4壓縮標準T I F F格式或者標準T I F F格式,150-250dpi分辨率,黑白為主,根據原件清晰程度個別采用灰度或真彩掃描,質量要求視覺清晰,頁面完整,不得漏頁,文件名采用規定的方法命名。

       6、圖像處理:檔案數字化可采用自動化處理和人工處理相結合的方式,確保圖像質量的完美。通過校對系統對圖像進行校對,確保圖像順序正確、去斑點、去黑邊、糾偏、增亮等,在校對時,發現不合格圖像及時返回前一工序進行改正。    

       7、質量檢驗:對掃描處理完成后的圖像頁進行檢驗,對檔案拆分、掃描、修正、去污、插圖、照片的處理以及文本和圖像頁的匹配等質量進行全面檢驗。

       8、數據掛接:將掃描獲得的每份圖片文件與數據庫的目錄數據進行關聯。

       9、光盤刻錄:掃描文件的存儲是數字化工作中一項十分重要的工作,在實現數據掛接數據庫存儲外,我們還需要進行光盤存儲,以充分保證數據安全。

  

  三、理論依據

       1、《國家檔案法》

      2、《文書檔案數字化整理要求》

      3、《紙質檔案數字化技術規范》(DA/T 31-2005

      4、《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T 18894-2002)

      5、《檔案著錄規則》(DA/T18-1999

      6、《檔案分類標引規則》(GB/T 15418-94

      7、《檔案主題標引規則》(DA/T 19-1999

      8、《中國檔案分類法》

      9、《中國檔案主題詞表》

      10、《文書檔案目錄數據著錄格式》

  四、實施規范

       1、所有工作人員必須嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》以及保密法等有關規定,不得以任何方式對外泄露檔案信息的內容。

       2、所有工作人員在開始本項目施工前必須接受單位及項目保密局組織的檔案保密教育,并向采購方提供書面檔案保密承諾。

       3、所有工作人員必須嚴格遵守保密制度和單位辦公場所管理的有關規定,并嚴格執行單位規定的工作時間。

       4、所有工作人員須持有檔案行政管理部門正式頒發的崗位資格證書。

       5、由我方項目經理統一安排每天的工作,施工人員保質、按量完成,不允許加班。

       6、檔案原件處理完成后必須立即原樣歸還,不得損壞和丟失檔案原件;不得私自復制任何檔案文件,不得將復制的檔案文件偷帶工作場所。

       7、工作人員應保持工作環境整潔、衛生。必須自備無袋工作服工作,不得攜掛包、錢包、磁盤、紙張、手機等任何物品進入工作間,更不得將工作間的任何物品帶出工作間外。

       8、我方在入場第一天,就在加工場地建立視頻監控系統,對加工場地實行24小時監控記錄。

       9、對于廢紙的處理,數字化處理過程中產生的廢紙必須存放在指定的紙箱內,每星期集中清理一次。清理時要安排專人對紙張進行仔細檢查,確保其中沒有夾帶任何檔案文件后才能清出工作場地。

  五、服務流程

    

  六、驗收標準

       驗收內容:

        1、工程完成情況;

        2、項目工程質量,包括,檔案歸還情況、完整性、準確性等,掃描文件的清晰度、目錄的正確性、目錄原文掛接的正確性;

        3、項目實施取得的成效。

驗收指標:

        1、一個全宗的檔案,數據驗收時抽檢的比率不得低于5%;

        2、目錄數據庫與圖像文件掛接錯誤,或目錄數據庫、圖像文件之一出現不完整、不清晰、有錯誤等質量問題時,抽

             檢標記為“不合格”;

        3、一個全宗的檔案,數字化轉換質量抽檢的合格率達到95%以上(含95%)時,給予以驗收“通過”。

             合格率=抽檢合格的文件數/抽檢文件總數×100%;

        4、驗收“通過”的結論,必須經分管領導審核、簽字后方有效;

        5、認真填寫紙質檔案數字化驗收登記表單。

  七、工期和質量

        1、數字化步驟:檔案調卷→原件拆卷→整理核對→檔案掃描→圖象處理→數據存儲及合并→質量檢查→光盤刻錄→數據掛接→目錄建庫→檔案裝卷→完整還卷→數據檢查。

       2、指派固定人員負責整個項目的檔案調卷、保管、歸還工作,調卷時間是8:50-11:10,14:20-17:00;負責調卷人員要在檔案庫房管理員帶領下從庫房搬運檔案,檔案的選擇從采購方確定的清單中依次提取,對提取的檔案要逐頁清點,并辦理處理借用手續,不得出現任何差錯。

       3、嚴格按照檔案保管的要求,檔案拆卷、裝訂時,對破損嚴重無法進行掃描的檔案,應先裱糊室進行技術修復,折皺不平的原件應先進行壓平(或燙平)處理,保持檔案的排列順序不變。

       4、按要求把掃描件和非掃描件區分開。有重復的文件、未解密的文件要剔除,有正式的文件不掃描原稿;將檔案原件的裝訂線拆除,排好順序,不得出現任何漏缺頁及順序差錯,更不能對檔案原件有任何損壞,填寫整理情況登記表。

       5、按照《檔案著錄規則》(DA/T18-1999)、《檔案分類標引規則》(GB/T 1541894)、《檔案主題標引規則》    DA/T 191999)、《中國檔案分類法》、《中國檔案主題詞表》等相關標準的要求進行整理核對。

       6、投入專用掃描儀,根據紙張的好壞,將紙質較差的放置平臺掃描儀上單頁掃描;只有較好紙張才高速掃描。對檔案頁面字跡清晰、不帶插圖的檔案,采用黑白二值模式進行掃描,分辨率為200dpi,采用TIFFG4)格式存儲;對檔案頁面字跡清晰度差或帶有插圖的檔案,采用灰度或彩色模式掃描,分辨率為300dpi或更高,采用JPEG格式存儲;對文字偏小、密集、清晰度較差,沒有插圖等情況,采用灰度或真彩掃描,分辨率為300dpi或更高,存儲為TIFF文件。

       7、對圖像頁面中出現影響圖像質量的雜質,如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污、裁邊等處理,處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現檔案原貌的原則。

       8、文件的命名方式采用與之對應的檔號,多頁文件可采用該檔號建立相應文件夾,按頁碼順序對圖像文件命名。

       9、每周結束前,將本周處理并且校對完成的電子原文按卷刻錄到光盤中,一式兩份,并在光盤上標明存儲的內容。

       10、目錄庫數據修改在原有機檢目錄數據庫的基礎上進行檢查修改,按照整理時修改的目錄本逐條修改,并且補充分類號和主題詞著錄內容,并重新打印目錄。

       11、將同一份的掃描文件合并成多頁TIFF格式,定期由專人對照已經修改完成的檔案目錄進行掛接。并定期對已掛接完成數量進行備份,刻錄入光盤二套。

       12、原件裝訂。裝訂前檢查檔案數量是正確,原件是否齊全;檔案目錄是否清晰并與檔案實體相符;檢查盒內文檔的各種編號與盒面各項是否相符;檢查文件排列順序是否正確,文件放置方向是否正確。按照拆卷前的標準原樣裝訂,必須保證恢復拆卷前的狀態,不得有任何差錯。

       13、完整歸還,負責檔案歸還的人員對要歸還的檔案必須逐頁清點,辦理好歸還手續,不得有任何差錯。

  八、培訓方案

        為保證在項目實施完成后,采購方工作人員可以獨立對紙質檔案進行整理、掃描、掛接、目錄打印等數字化加工流程。在項目實施過程中,采購方相關工作人員可參與到項目中來,實地理解,實地體會;同時也可以在項目結束后由我公司項目實施人員獨立培訓,依據國家紙質檔案掃描規范,根據紙質檔案流程,一步一步的指導操作,保證在項目完成后,采購方工作人員也可以獨立的對本單位紙質檔案進行數字化處理。

   九、數字化加工項目相關表格

        1、保全保密協議

        2、數字化加工項目中心考勤表

        3、借檔還檔登記表

        4、紅色目錄本登記表

        5、查拆登記表

        6、檢查登記表

        7、掃描登記表

        8、裝訂登記表

        9、核查登記表

        10、目錄修改登記表

        11、查拆問題登記表

        12、檢查問題登記表

        13、核查問題登記表

        14、目錄修改問題登記表

        15、問題登記表

        16、工作量日統計表

        17、光盤使用情況記錄

   十、數字化加工軟件

        泰坦數字化項目組在數字化加工過程中,采用了泰坦公司最新開發的數字化加工軟件,它根據數字化加工流程提供了自動傾斜較正、去黑邊、去白頁、加粗、自動文件命名、自動JPG輸出質量設置、自動掃描頁計數等功能。通過該軟件在保證了圖像質量的同時大大提供工作效率及準確率。

   十一、特點及優勢

          公司自2002年成立檔案數字化項目組,擁有一套完善的大規模數字化加工的方法、流程;項目組成員都通過專業檔案知識培訓和檔案保密、安全培訓;長期從事檔案數字化的人員有151余人,項目組擁有41余臺先進的高速掃描儀,150余臺數字化專用電腦。先后為多家單位實施了檔案數字化工程,包括檔案整理、紙質檔案數字化、照片檔案數字化等。總數字化量超過了8000萬頁。

   十二、典型案例

           廣東省檔案局(一期)

廣東省檔案局(二期)

珠海市檔案局(一期)

珠海市檔案局(二期)

珠海市檔案局(三期)

珠海市檔案局(四期)

南海區檔案局(一期)

南海區檔案局(二期)

廣州市番禺區檔案局(一期)

廣州市番禺區檔案局(二期)

惠州市檔案局

鶴山市檔案局

白云區檔案局

增城區檔案局

花都區檔案局

佛山市三水區檔案局

肇慶市檔案局

廣東省建設廳

廣東省統計局

廣州市人民政府僑務辦公室

廣州經濟技術開發區規劃國土建設局

廣州市人民政府國有資產監督管理委員會

廣州市房地產檔案館

廣州市天河區環保局

廣州市番禺區人民法院

貴州省普定縣檔案局

貴州省平壩縣檔案局

甘肅省酒泉市檔案局

新疆阿克蘇地區檔案館

新疆庫車縣檔案館

中山市公路局

中國人民銀行廣州分行(一期)

中國人民銀行廣州分行(二期)

中國人民銀行中山中心支行

中國人民銀行昆明中心支行(一期)

中國人民銀行昆明中心支行(二期)

中國人民銀行拉薩中心支行

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